我公司過去傳統的備件管理模式存在一些不足，主要有：
        1.統計工作準確性差。由于設備備品配件供應的品種、規模及數量急劇增加，數據處理、核對、匯總工作完全依靠手工處理來完成，既消耗人力物力，又浪費時間，更重要的是影響統計工作的準確性。
        2.備品配件出入庫量大，庫存占用資金多，存在一定的積壓。
        3. 信息不能相互傳遞或反饋周期過長，不可避免地產生需求信息扭曲、阻塞現象。
        4. 單據錄入源混淆，沒有在數據發生地錄入。
        5.原始單據有重復錄入、重復使用現象，很難保證數據的一致性。
       為此，我公司開發了一套備品配件管理軟件，旨在利用計算機與網絡的強大功能，進行市場動態分析，監督合同執行及庫存情況，達到降低庫存和控制采購成本的目標。充分發揮和利用計算機信息系統數據覆蓋面廣，數據完整全面，分析處理速度快、質量高的特點，實現備品配件管理信息“反映現狀，反映全局，反映庫存”的要求。
        一、系統功能結構
        本軟件主要通過計算機網絡管理建立基礎數據庫，實現備品配件供應的計劃、合同、訂貨、到貨、出庫、庫存和資金的動態管理。這些功能主要由計劃管理、合同管理、庫存管理、核算管理、信息查詢及系統管理六大功能模塊來實現。
        1. 計劃管理
        各車間備件計劃中備件分為一般備件和急件兩種。申報時，可以分別通過自動、手工查詢大小類碼或歷史記錄來確定備件計劃。隨時根據自行設定的時間段查看所需備件和本車間申報的歷史記錄。由于軟件提供了與Excel接口，可充分利用Excel與軟件相結合功能，很方便地進行各種編輯與修改。對計劃、合同等各項操作嚴格遵守國家標準與馬鋼公司的相關標準，例如嚴格遵守公司大小類碼命名規范。各車間只需選定一般備件和急件項的任一種，軟件將自動通過網絡送到不同的目的地。
        各車間申報計劃后，由公司計劃員制定計劃。在計劃制定與修改時，計劃員在Excel中收集上報計劃，根據儲備定額，查看各種備件的庫存情況，并查看某個備件的以往計劃，確定備件補充數量，對照以往計劃中同類備件的價格與質量，為選擇合適廠商提供參考或以此為據編制標書進行招標、比價采購，以達到降低采購成本，優化采購質量的目的。計劃員制定完計劃后，提交至科長、經理處簽字審批，審批結束后發布計劃，計劃生效。各單位可查閱計劃，但不可再進行修改。
        2.合同管理
        計劃發布或議標比價后，采購員與廠商制訂合同，并可隨時查詢、修改、匯總、打印合同，在操作過程中，系統自動計算轉化合同金額，自動存盤。在合同制訂過程中，可隨時查閱以前訂過合同的價格、數量等。制訂合同時，軟件根據合同寫出相關的約定項，調出雙方歷史資料如銀行賬號。制訂完成的合同，提交至科長、經理處審批。審批后的合同方可生效。
        3. 庫存管理
        庫存操作包括入庫、出庫和盤庫。當入庫信息進入入庫檔案時，庫存檔案便得到更新。當輸入出庫信息后，根據庫存檔案，對出庫信息進行校驗，寫出入檔案，同時更新庫存。總之，隨時記錄，瞬時刷新，可分多種方式查詢出入庫情況。本軟件巧妙地解決了一般計劃、急件、廠商、付款、合同、入庫、賬面庫存與實際庫存之間相互關系，各功能塊既可獨立操作，亦可相互聯系，將多用戶操作功能發揮得淋漓盡致。
        4.核算管理
        本軟件系統可按訂貨合同與到貨情況，在任意時間內反映資金狀況，統計任意時間段的付款情況，已付金額和未付金額，以及檢查發票情況，在計算機上進行入庫核銷，出庫下賬，財務核算，根據訂貨合同付款，隨時查詢各單位備品配件費用支出和合同付款情況。
        5.系統管理
        系統管理主要是編碼維護與用戶管理。編碼維護包括備品配件編碼、合格分承包商編碼、科室車間編碼、專業代號編碼，及其它各類編碼的維護、查詢、打印。用戶管理則指增加、刪除用戶，用戶信息維護，用戶權限設置等。
        該系統通過對用戶登錄身份的確認，使操作者獲得自己的操作權限，從而實現不同操作用戶有不同權限，相對獨立、互不干涉。各用戶的密碼由自己掌握，可隨時更改自己的密碼。各操作者對自己的所有操作與權限負責，系統管理員對所有的操作負責，這樣有效地使企業各種資料的保密性增加，有利于加強管理，同時，各人的操作亦相互聯系，實現資源共享。
        6.查詢功能
        整個系統中的各個查詢模塊如：單個計劃與總計劃查詢、合同查詢、入庫查詢、庫存查詢、出庫查詢、到貨查詢、匯款查詢、查看申報歷史記錄等均采用組合查詢與模糊查詢相結合方式，可以根據數據表中的所有內容，任意組合進行查詢，其中對每一項內容也可模糊查找。查詢時輸入關鍵字，可以是模糊字或全名。模糊字即帶有符號“*”的字。例如：備件名稱可輸入“彈*”，將顯示所有以“彈”開頭的備件名，如：彈簧、彈性線圈等。全名為文件名全稱，如“彈簧”，僅顯示彈簧備件，對查詢的內容除可屏幕瀏覽外，還可以打印輸出。
        合格分承包商的查詢是單擊主控窗口的廠商命令鈕，進入廠商操作窗口。在廠商操作窗口中，可以增加、刪除、修改廠商，也可對廠商所訂的備件進行增加與刪除。在廠商操作窗口中，可以顯示符合查詢的所有廠商、選定廠商的詳細資料及廠商提供的各類備件。在廠商操作中可隨時查看廠商的檔案資料，供貨情況等。
        本軟件還具有冗余功能，可對以前不同廠商提供的產品價格與質量，繪制趨勢圖，使各類備件價格高低、質量好壞清清楚楚。軟件還提供了與internet接口，收集了相關網站的網址與搜索引擎，為及時了解一些相應的產品價格、質量提供了在線參考。
        二、系統主要特點
        本軟件主要使用VB、VBX、VC++、SQLSERVER四種編程語言或工具混編而成，采用TCP/CP協議交換傳輸數據，可在win9x、win2000、winXP操作平臺下運行。各種語言與工具揚長補短，有效地加快了網絡傳輸數據速度，方便了操作。同時杜絕了磁盤數據拷貝、網絡共享數據傳輸病毒的感染，有利于保障企業內部網的安全運行。其主要特點如下：
        1.實時、動態。本系統實現了對價格和庫存動態實時管理，可根據輸入各種數據，實時地更新庫存和備品配件價格，能滿足各種動態管理的需要。
        2.實用性、可擴充性較強。由于本系統是對備品配件工作非常熟悉的本部門技術人員自行開發的，所以它具備了高度的實用性和良好的可擴充性，在功能上基本貫穿了物資管理的全過程，實現了物資管理工作的主要功能。本系統還預留了多種功能接口，具備良好的擴充性。
        3.強大的報表功能。物資管理中的各種報表既多又復雜，本系統不但可按事先設定及時自動生成各種固定報表，還對各種查詢結果提供相應打印功能。
        4.簡易明了的操作界面。客戶機端操作界面做到簡易明了，各種功能一目了然，操作人員并不需要經過特殊訓練就可以適應。在各種數據輸入界面中盡量做到不輸入和零漢字輸入，同時盡可能地設有校驗功能，以降低出錯率。
        三、使用效果
        實踐證明管理出效益，本套軟件給企業帶來了顯著經濟效益。
        1.庫存降低。運用該系統后，通過加強計劃管理、定額管理，充分利用庫存，統一調配，合理儲備，庫存由原來的880萬元下降到目前的550萬元左右，庫存周轉率提高。
        2.優化采購。公司備品配件管理，高度專業化、規范化、制度化、集中化，能全面完整地收集、積累、分析數據，及時傳遞多項信息，增加管理透明度。采購人員能集中精力進行價值分析、貨比三家，研究談判策略，使在采購時間縮短的同時節省了采購費用。
        3.保證了生產設備正常運行。設備故障率逐年降低，生產運行良好，由于庫存費用下降，采購費用節省，大大降低了生產成本。
        4.管理水平提高。由手工操作變為計算機操作，甩掉了賬本，改變了多年沿襲下來的手工制單、制表，減輕勞動強度，減少重復工作。增強了數據的權威性、合理性、準確性、及時性，大幅度地提高了工作效率和工作質量。